Заявление на отпуск генерального директора - образец его мы представим в данной публикации — пишется далеко не всегда. В каких случаях руководителю компании это нужно делать? Кто уполномочен подписывать приказ об отпуске гендиректора? Ниже — ответы на эти и другие вопросы.

Нужно ли гендиректору писать заявление на отпуск самому себе

Руководитель компании избирается на должность общим собранием учредителей общества и назначается единоличным исполнительным органом. Трудовое соглашение между директором и обществом подписывается со стороны работодателя председателем собрания участников общества (ст. 40 закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ). То есть в данном случае фактически директор — наемный сотрудник, выполняющий свои функции за определенную плату.

Руководитель, как и любой сотрудник компании, имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Должен ли писать генеральный директор заявление на отпуск?

Чтобы ответить на данный вопрос, необходимо изучить устав компании. Если документом не оговорено условие предоставления отпуска гендиректору или указано, что данный вопрос он решает самостоятельно, то и писать соответствующее заявление ему не нужно. Аналогичным образом поступает руководитель в случае, когда он сочетает должность директора и учредителя. Трудовой кодекс не обязывает сотрудников писать заявления на отпуск. Следовательно, отсутствие такого документа не будет считаться ошибкой.

Как писать заявление на отпуск руководителю ООО

Другое дело, если уставом предусмотрено регулирование отпуска гендиректора учредителями. В данном случае проводят собрание участников общества, на котором решается вопрос об отпуске гендиректора и, как правило, определяется работник, который будет исполнять функции руководителя фирмы во время его отдыха. Решение совета оформляется соответствующим протоколом.

В данном случае первому лицу компании следует написать соответствующее заявление на имя председателя собрания участников ООО или же адресовать его всему составу учредителей в целом. Заявление должно содержать информацию о:

• периоде отдыха,
• дате ухода в отпуск,
• дате написания документа.

Заявление визируется сторонами.

можно скачать на нашем сайте.

Кадровые документы на отпуск гендиректора

Очередность отдыха сотрудников определяется графиком, который оформляется на следующий год за 2 недели до его начала. Документ обязателен к исполнению как работником, так и работодателем.

Образец графика отпусков скачайте .

О дате начала отдыха сотрудника уведомляют за 2 недели (ст. 123 ТК РФ). Лицо, уполномоченное подписывать такое уведомление, ТК не установлено. Соответственно, не будет считаться ошибкой, если подобный документ, предназначенный для гендиректора, подпишет начальник кадрового отдела или иное лицо, уполномоченное оформлять отпускные бумаги.

Любой сотрудник, в том числе и директор компании, уходит на ежегодный отдых на основании соответствующего приказа. Оформить его можно по форме Т-6, если решение об отдыхе принимает сам руководитель. В данной ситуации он ставит свою визу и в поле «Руководитель», и в то, которое предназначено для подписи ознакомившегося с приказом лица. Данный подход не будет считаться ошибкой, т. к. приказ по форме Т-6 уполномочен подписывать только руководитель компании или лицо, его замещающее.

Если же вопрос об отдыхе директора решается на уровне учредителей, то приказ оформляется в свободной форме и подписывается председателем собрания со стороны работодателя и руководителем фирмы в качестве ознакомившегося с документом сотрудника.

Итоги

Писать заявление на отпуск гендиректор компании должен только в ситуации, когда такая необходимость прописана в уставе компании, а «отпускной» вопрос регулируется общим собранием учредителей. Если в уставе такого условия нет, отсутствие заявления не будет считаться ошибкой и писать его самому себе не имеет смысла.

Руководитель организации – должностное лицо со своим обязанностями и полномочиями, имеющими определяющее значение для осуществления финансово-хозяйственной деятельности компании. Но, как и любой другой работник, он может заболеть, уйти в отпуск или уехать по делам фирмы в командировку.

Ежедневный оборот документации предприятия нуждается в подписи руководителя. Право на это, согласно действующему законодательству, имеет только исполнительный единоличный орган – директор. Но руководитель может делегировать свои полномочия доверенному лицу на время своего отсутствия.

Кто подписывает документы, если директор в отпуске, решает он сам. В основном таким лицом является его заместитель, но обязанности могут быть переданы и другому человеку. Здесь речь уже идет о совмещении, поэтому потребуется согласие работника компании на это, оформленное при помощи дополнительного соглашения к трудовому договору.

Может ли генеральный руководитель передать свои права

Директор – единоличный исполнительный орган предприятия (учреждения), действующий от имени организации без доверенности. Если он уходит в отпуск, то нужно оформить документально передачу всех обязанностей. Если у генерального руководителя имеется штатный заместитель, то его полномочия будут, скорее всего, возложены на него.

Основная функция заместителя – замещение первого лица компании на время его отсутствия, но к исполнению своих должностных обязанностей он может приступить только при условии отпуска, болезни или командировки директора.

Если в штатном расписании отсутствует подобная должность, тогда полномочия исполнительного органа могут быть возложены на другого работника предприятия по совмещению. Для делегирования обязанностей директора издается приказ о назначении временно исполняющего обязанности руководителя.

Законодательством не запрещено пригласить на время отсутствия первого лица предприятия человека со стороны. К исполнению своих обязанностей в этом случае он сможет приступить на основании срочного трудового контракта (КЗоТ ст. 23). Также возможен временный перевод сотрудника на должность руководителя, но это достаточно сложная процедура, поэтому на практике используется редко.

Обязательные формальности

На время своего отсутствия генеральный директор издает соответствующий приказ, на основании которого должностное лицо на время его отпуска, командировки будет исполнять его обязанности.

Какие стоит подготовить бумаги

Во время отпуска руководителя его полномочия возлагаются на другое должностное лицо посредством приказа.

Формы установленного образца не существует, но документ в обязательном порядке должен содержать основные реквизиты:

• место и дату составления;
• наименование организации;
• «текст» документа;
• должность, инициалы лица, подписывающего приказ;
• подпись.

Внизу документа выделяется отдельная строчка – «С приказом был ознакомлен». При согласии работник проставляет свою подпись и указывает дату.

Согласно КЗоТу и ст. 33 перевод сотрудника на другую должность на время, не обусловленный контрактом, разрешен только с его разрешения.

Работник, замещающий руководителя, освобождается от исполнения своих непосредственных обязанностей на этот период времени. При необходимости в приказе должно быть указано и то, на кого будут возложены его полномочия. А также размер доплаты, причитающейся заместителю за временное замещение руководителя.

Приказ и табель выхода сотрудника на работу – основание для начисления заработной платы заместителю. Может ли размер материального возмещения устанавливаться самостоятельно директором, – нет, так как он предусмотрен внутренними распорядками предприятия. Для штатных заместителей доплата не предусмотрена, если иное не указано в уставе общества.

Какие подготовить еще документы, чтобы финансово-хозяйственная деятельность компании не приостанавливалась? Конечно, доверенность на делегирование всех или части полномочий директора. Она потребуется, если устав не предусматривает передачу обязанностей первого лица предприятия в его отсутствии.

Образец заполнения доверенностей

Документ должен быть составлен на бланке организации с ее реквизитами.

В доверенности должны быть указаны:

• срок ее действия;
• дата предоставления;
• кому доверенность была выдана;
• перечень предусмотренных полномочий;
• подпись руководителя.

Если в документе отсутствует срок его действия, тогда он действителен только в течение года с момента оформления.

Образец заполнения должен обязательно содержать дату составления, подпись директора и печать, при ее наличии.

Без доверенности в отсутствии генерального руководителя предприятие не сможет полноценно вести финансово-хозяйственную деятельность:

• приостановится выплата заработной платы, больничных и отпускных;
• временный заместитель не сможет распоряжаться материальными средствами организации;
• совершать продажи или закупки;
• заключать важные договора;
• подписывать документы.

Директор компании может в любой момент отменить действие доверенности. От нее имеет право отказаться и сам сотрудник, но только если она не безотзывная (ГК РФ с. 188.1). Ее действие может быть приостановлено только в некоторых ситуациях.

Случаи с отсутствием по причине декрета

Генеральный руководитель – законный представитель предприятия, выступающий от его лица в налоговой инспекции и других контролирующих органах. ГК РФ не предусмотрено, что на время временной нетрудоспособности, отпуска обязанности директора компании, как единоличного органа с него снимаются. То есть, декретный отпуск не является причиной прекращения полномочий первого лица организации.

Это означает, что руководитель может удостоверять налоговые декларации компании даже, если он ушёл в отпуск по уходу за ребенком. С другой стороны, фактическое исполнение обязанностей, предполагает начисление зарплаты. Отказ в предоставлении материального возмещения лицу, осуществляющему свои непосредственные должностные функции – нарушение ТК РФ.

На основании ФЗ №225 от 2006 года, социальное пособие по беременности и дальнейшим родам предоставляется физлицу в случае утраты им постоянного заработка. В связи с этим основание для начисления социальной выплаты отсутствует. Но законом предусмотрено выполнение трудовых обязанностей на условиях неполного рабочего дня, при этом за ним сохраняется право получения ежемесячного пособия на ребенка (ТК РФ 256 ст.3).

Но, по беременности и родам такая возможность законом не предусмотрена. Поэтому период времени, когда должен сотрудник отдыхать он все-таки исполнял свои обязанности, может быть отнесен к периоду фактической работы.

Кто обязан подписывать документы, если директор ушел в отпуск

Чтобы во время отсутствия генерального руководителя предприятие могло работать и дальше, совершать продажи и закупки товаров, выплачивать заработную плату, больничные и отпускные, он должен передать своему заместителю право распоряжаться средствами компании.

Процесс делегирования оформляется доверенностью или приказом. Если в банковском бланке образец подписи исполняющего обязанности директора отсутствует, тогда потребуется оформить временную карточку. Такой порядок предусмотрен инструкцией № 28-И ЦБ РФ от 2006 года «О закрытии и открытии счетов, депозитов».

Управление делами на расстоянии

Кто подписывает документы, если директор в отпуске, ответить на этот вопрос можно несколько иначе. Возможно, во время своего отдыха руководитель не захочет передавать свои обязанности другому должностному лицу. Законом не запрещено выполнять свои полномочия в отпуске, поэтому руководитель предприятия имеет на это полное право.

Нахождение первого лица компании в отпуске не освобождает его в отсутствии временного заместителя от исполнения, возложенных на него обязанностей. И этот факт не будет считаться смягчающим обстоятельством, например, в случае невыплаты сотрудникам организации заработной платы.

Но, если генеральный руководитель ушёл в отпуск и назначил приказом заместителя, временно исполняющего его обязанности, но подписывает некоторые документы самостоятельно, могут возникнуть некоторые проблемы. Так как он делегировал свои полномочия, контрагенты могут оспорить заключенный им договор.

Суды очень часто удовлетворяют подобные иски и признают такую сделку недействительной, объясняя это тем, что если первое лицо предприятия передало обязанности заместителю, свои права оно на время утратило. Это логически вполне понятно. Но судебные органы могут поступить и по другому, согласно ГК РФ ст. 183 и не признавать подобную сделку неправомерной, если организация исполнила договор.

Поэтому, прежде чем уйти в отпуск, необходимо всё досконально продумать и делегировать только часть своих полномочий, которые вправе исполнять заместитель директора во время его отсутствия. Но, если руководитель планирует отправиться в продолжительную поездку, лучшее решение – полностью отойти от дел во избежание дальнейших проблем. И приступить к своим обязанностям уже после отпуска.

В чём разница между ВРИО и ИО

Прежде чем определиться в различии этих двух понятий, необходимо дать им подробное определение:

ВРИО	Форма временного замещения работника, когда на сотрудника возложены конкретные полномочия, за что ему начисляется разница между окладами, согласно штатному расписанию фактической и основной должностью. Но возложенные на него обязанности он выполняет только на время отпуска, болезни или командировки основного сотрудника и по его возвращению приступает к своим непосредственным обязанностям.
ИО	Форма, при которой должности совмещаются, и работник предприятия выполняет, возложенные на него обязанности до момента назначения на вакантное место другого лица. Сотрудник не освобождается от выполнения своих непосредственных функций, а о совмещении отметка в трудовой книжке не проставляется. При возвращении основного работника он опять переходит на основное место работы.

Чем отличается ВРИО и ИО

Правовое определение заложено в ст. 151 и 74 ТК РФ, а их положения неоднократно проверены на практике. То есть, ВРИО назначается на определенную должность с освобождением от прежних обязанностей. Место, которое занимает должностное лицо не вакантно, следовательно, работник будет работать до окончания отпуска, больничного основного сотрудника.

ИО – совместитель, не освобождающийся от своих главных функций и место, которое он занимает, вакантно.

На практике очень часто эти два определения не различают между собой. Материальное вознаграждение предусмотрено в том случае, если временно исполняющий обязанности – не штатный заместителем, который не может функции руководителя без соответствующего приказа.

Основное отличие ИО от ВРИО заключается в следующем:

И основное – обязанности. ВРИО непосредственно переводят на другую работу, а другое лицо трудится по совмещению.

Генеральный руководитель организации – единоличный орган власти, выступающий от лица общества без доверенности. На время своего отсутствия он имеет право делегировать свои права другому должностному лицу. При наличии в штате заместителя, обязанности директора передаются в основном ему, к исполнению которых он может приступить только при условии отсутствия первого лица предприятия.

Руководитель имеет право на основании приказа делегировать свои полномочия другому должностному лицу, но только с его согласия, так как это по закону является совмещением. Во избежание возможных проблем все действия по передаче прав должны быть оформлены в соответствии с законодательством.

Заявление генерального директора на отпуск (образец ниже) требуется заполнять, если это прямо предусмотрено уставом организации.

В остальных случаях, генеральный директор уходит в отпуск в соответствии с утвержденным графиком, действующим на предприятии.

Должность генерального директора предполагает руководство обществом с ограниченной ответственностью, либо акционерным обществом.

В обоих случаях, основные положения об организации хозяйственной деятельности общества и управлении им, прописываются в уставе.

Если отпуск генерального директора прописан в уставе:

Устав может определять, что генеральный директор уходит в отпуск на основании заявления, которое подается на имя председателя собрания учредителей или акционеров общества, либо единственного учредителя.

По сути, генеральный директор это наемный работник, статус которого выше, чем у других работников предприятия. Но все положения трудового законодательства распространяются на него в полной мере.

Например, предусмотренный статьей 115 Трудового Кодекса РФ отпуск, продолжительностью в двадцать восемь календарных дней, положен генеральному директору так же, как и другим работникам. А статья 122 того же документа гарантирует, что генеральный директор имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Впервые он сможет воспользоваться своим правом спустя полгода беспрерывной работы.

Характерной особенностью трудового контракта с руководителем, часто является условие о ненормированном рабочем дне. А ненормированный график, в соответствии со ст.119 Трудового Кодекса РФ, является основанием для предоставления дополнительных дней к отпуску. Количество таких дополнительных дней не может быть менее трех.

Максимальная продолжительность отпусков рассчитывается исходя из действующего на предприятии трудового договора. А при его отсутствии из внутренних правил трудового распорядка. Предела по продолжительности отпуска, с учетом дополнительных дней, законом не предусмотрено.

Поэтому, заявление, выносимое на рассмотрение общего собрания участников или акционеров, носит скорее организационный характер, чем разрешительный.

Учитывая, что генеральный директор исполняет функции единоличного исполнительного органа хозяйствующего субъекта, учредители вправе знать, с какого момента его не будет на рабочем месте, и в течение какого времени.

Обычно, одновременно с рассмотрением заявления генерального директора на отпуск, общее собрание рассматривает вопрос о назначении временно исполняющего его обязанности.

Образец заявления генерального директора на отпуск можно скачать по ссылке.

По итогам рассмотрения заявления, общее собрание выносит решение, которое обычно состоит из двух пунктов:

• предоставить генеральному директору очередной оплачиваемый отпуск
• назначить временно исполняющего обязанности генерального директора, на период его нахождения в отпуске

Вот образец решения общего собрания об отпуске генерального директора.

И по итогам принятого общим собранием участников (акционеров) решения о предоставлении отпуска генеральному директору, выносится приказ по предприятию.

Приказ на отпуск генерального директора подписывает специально уполномоченный решением человек, либо председатель общего собрания.

Устав предприятия может быть оформлен таким образом, что процедура ухода в отпуск генерального директора там подробно не описана.

Если отпуск генерального директора не описан в Уставе

В этом случае следует руководствоваться общими принципами закона.

Так, на предприятии должен существовать график отпусков. Этот документ, в силу положений статьи 123 Трудового Кодекса РФ обязателен для соблюдения, как руководством, так и рядовыми сотрудниками юридического лица.

В ситуации, когда генеральный директор предприятия не обязан согласовывать свой отдых с учредителями, он руководствуется собственными соображениями по данному поводу и графиком отпусков.

При наличии в штате предприятия кадрового работника, или менеджера, отвечающего за кадровый учет, он может подготовить и направить генеральному директору уведомление о предстоящем отпуске, не позднее, чем за 14 дней. В этом нет противоречия закону, потому что трудовое законодательство не конкретизирует, за чьей подписью готовится такое уведомление.

По наступлению срока, указанного в уведомлении, генеральный директор уходит в отпуск, назначая приказом лицо, которое будет исполнять его обязанности.

Остается отметить, что при наличии утвержденного графика отпусков, писать заявление на отпуск не обязательно.

Остались вопросы? Задайте их в комментариях.

Как оформить отпуск генеральному директору?

Владимир Пирогов
Источник: Кадровое дело

Руководитель организации решает основные кадровые вопросы, в том числе подписывает приказы о предоставлении работникам отпусков. А как быть, если отдохнуть собирается сам генеральный директор? На чье имя он пишет заявление, и кто уполномочен «отпустить» его в отпуск? Сегодня мы рассмотрим эти и другие вопросы, связанные с отдыхом руководителя.

Нужно ли директору писать заявление об отпуске?

Существует два варианта оформления отпуска генерального директора. В первом случае он должен написать заявление о предоставлении отпуска, а во втором такого заявления не требуется. Какой же вариант выбрать? Все зависит от того, как это урегулировано в уставе организации.

В уставе может быть сказано, что вопрос об отпуске генерального директора решается на общем собрании участников (акционеров) общества. Если такая норма в вашем уставе есть, то генеральный директор должен написать заявление, адресуя его председателю общего собрания или собранию в целом (образец). В заявлении руководитель указывает, когда и на какой срок он планирует свой отдых, а затем вопрос обсуждается на общем собрании. Как правило, здесь же решается, кто будет замещать генерального директора в период его отсутствия.

Если же ни в уставе, ни в других внутренних документах организации подобного правила нет, то генеральный директор сам планирует свой отдых. Отпуск первого лица должен быть включен в график отпусков, как и отпуск других работников. В этом случае заявление об отпуске не требуется, а руководитель должен быть извещен под роспись о начале его отпуска не менее чем за две недели (ст. 123 ТК РФ) (образец уведомления представлен в № 2, 2006 на стр. 50).

Вопрос в тему Кто должен предупреждать генерального директора о начале отпуска по графику отпусков? Иван Пантелеенко, заместитель генерального директора (Москва) Извещения сотрудникам о начале отпуска обычно приходят за подписью генерального директора. Однако если руководитель организации будет предупреждать об отпуске самого себя, сложится абсурдная ситуация. Поэтому извещение генеральному директору вполне может направить начальник отдела кадров или другой сотрудник, уполномоченный оформлять отпуска работников. Нарушения закона в данном случае не будет, поскольку статья 123 Трудового кодекса не уточняет, кто именно посылает работникам такие предупреждения. На вопрос отвечала Елена ШИРИМОВА, юрист, ведущий эксперт журнала «Кадровое дело»

Нужно сказать, что второй вариант предпочтительнее, и вот почему. Отпуск генерального директора, безусловно, вопрос важный, но не настолько, чтобы каждый раз созывать общее собрание, ведь это непростая и долгая процедура. Участникам или акционерам нужно обеспечить кворум для решения вопроса (необходимое количество голосов), обсудить проблему, принять решение, составить протокол (образец). Чтобы избежать лишней траты времени, лучше предоставить генеральному директору самому решать вопрос о собственном отпуске. А для этого прописать в уставе, что генеральный директор уполномочен принимать такое решение самостоятельно.

Оформляем необходимые приказы

Для оформления любых отпусков нужно использовать унифицированные формы приказов о предоставлении отпуска - № Т-6 и Т-6а*. И генеральный директор в этом смысле не исключение - его отпуск также оформляется на унифицированном бланке. Но здесь возникает вопрос: кто должен подписать такой приказ? Ведь в форме предусмотрена подпись руководителя организации. Это также зависит от того, каким образом директору предоставлен отпуск. Если на основании решения общего собрания, то приказ может подписать председатель общего собрания или другое уполномоченное на это лицо. Если же решение об уходе в отпуск руководитель принял самостоятельно, то он сам и подписывает приказ, и, кроме того, ставит свою подпись в строке ознакомления (образец).

До ухода генерального директора в отпуск решается вопрос о том, кто в это время будет исполнять обязанности руководителя. Обычно эта миссия возлагается на заместителя директора, у которого в трудовом договоре прямо прописана такая функция.

Но бывает, что у директора нет заместителей. Тогда он издает приказ о временном возложении своих обязанностей на другого сотрудника и назначении ему доплаты за совмещение (образец)**.

Как отозвать директора из отпуска?

Этот вопрос законом не урегулирован, поэтому руководствоваться нужно общими нормами Трудового кодекса об отзыве из отпуска (ст. 125 ТК РФ). Кроме того, на практике сложились определенные правила документального оформления такой ситуации. Поговорим о них подробнее.

Решение об отзыве директора из отпуска может быть принято на заседании общего собрания и оформлено протоколом и изданным на его основании приказом. Не забывайте, что, как и любой другой работник, директор должен дать свое письменное согласие досрочно выйти из отпуска (ст. 125 ТК РФ).

Другой вариант оформления основан на том, что генеральный директор, даже находясь на отдыхе, всегда в курсе дел фирмы и при необходимости может по своей инициативе прервать отпуск и выйти на работу. Конечно, отзывом из отпуска это не назовешь, поскольку директор не может вызвать из отпуска самого себя. Однако на практике такой вариант часто заменяет отзыв. В данном случае директор издает приказ о досрочном выходе из отпуска (образец выше). На основании приказа кадровик определяет, сколько дней неиспользованного отпуска у руководителя еще осталось, и вносит изменения в его личную карточку формы № Т-2 и график отпусков.

** С сотрудником, на которого временно возлагаются обязанности генерального директора, необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору (образец на стр. 50).

Отпуск у директора

Начальники, руководители и генеральные директора абсолютно всех организаций имеют законное право на взятие регулярного оплачиваемого отпуска, также как и другие сотрудники. Однако перед тем, как уйти на отдых, директор сталкивается с дополнительными проблемами, главная из которых заключается в назначении ответственного лица, которое сможет добросовестно исполнять все обязанности руководителя.

Определенными особенностями также обладает и процедура оформления директорского отпуска. Ведь глава компании является важнейшим лицом, которое ответственно не только за себя, но и за другие штатные единицы.

Сроки подготовки приказа

Действующие нормы трудового законодательства предполагают, что любой сотрудник может уйти в отпуск только на основании письменного заявления, которое он должен своевременно подать своему руководителю. Именно на основании согласованного заявления в дальнейшем будет составлен и еще один важнейший документ - приказ внутри компании.

Законодательство РФ устанавливает определенные сроки, в которые заявление должно быть подано руководителю. Это необходимо сделать не позднее, чем за две недели до предполагаемой даты начала отпускного периода. Соблюдение сроков требуется, прежде всего, для того, чтобы работодатель смог произвести все необходимые действия, например, расчет отпускной выплаты и т.д.

Естественно, если в отпуск уходит руководитель компании, ему не нужно будет писать подобное заявление, ведь фактически ему некого уведомлять. Именно поэтому основная цель приказа на его отпуск заключается в совершенно ином: в назначении ответственного человека, который на время приобретет полномочия директора.

В таком случае замещение первого лица компании может осуществляться одним из двух правомерных способов:

1. Выбранный для замещения сотрудник будет продолжать выполнять собственные обязанности, но уже вместе с обязанностями директора. Чаще всего такой способ выбирают в том случае, если полномочия руководителя будет исполнять его действующий заместитель.
2. Сотрудник, который будет исполнять обязанности руководителя, временно прекратит исполнение собственных обязанностей.

   Как правило, такой вариант применяется достаточно редко, однако все же используется в некоторых организациях.

Следует учесть, что абсолютно все важные нюансы последующего замещения руководителя должны быть оговорены сторонами максимально подробно. На данном этапе в приказ о замещении могут быть внесены дополнительные пункты, в зависимости от желаний и мнений сторон. При этом у потенциального заместителя временно отсутствующего руководителя всегда сохраняется право на отказ от подписания приказа о совмещении. В таком случае руководителю придется найти другого работника, который согласится принять на себя все предложенные обязанности и полномочия.

Содержание приказа и правила его составления

Действующие нормы в области трудового права, а также делопроизводства не устанавливают унифицированной формы, которая могла бы применяться учреждениями. Это значит, что приказ может быть составлен и подписан в свободной форме, но с обязательным включением в его содержание следующих важнейших аспектов:

1. Непосредственная причина составления приказа. Как правило, здесь пишут: «В связи с уходом в ежегодный отпуск».
2. Ссылка на того сотрудника компании, которые временно принимает на себя обязанности по замещение ушедшего в отпуск руководителя. Здесь должны быть указаны следующие сведения: ФИО ответственно лица и его должность.
3. Далее идет одна из главных частей документа, в которой должны быть полностью раскрыты все важные аспекты и особенности дальнейшего замещения. Например, здесь следует указать, будет ли работник продолжать выполнять свои прямые обязанности на основании должностной инструкции, либо он временно освобождается от них.
4. Следующая часть должна содержать в себе все нюансы относительно порядка доплаты за замещение. Сумма должна быть указана точно.
5. Далее идет подробная расшифровка списка полномочий, которые временно приобретает ответственное лицо. Обязательно следует сделать отметку о праве подписания определенных важных документов компании, а также о полномочиях по обращению и использованию хозяйственного имущества и т.д. Здесь также можно указать, какие именно бумаги запрещено подписывать ответственному за замещение лицу.

Отдельно следует упомянуть и о полномочиях представительства. Назначенное для замещения лицо может приобрести права по участию в различных сделках. Если руководитель желает, чтобы в сделках не участвовал никто кроме него, он обязательно должен указать данный факт в приказе.

Что касаемо максимального размера доплаты - здесь законодательство РФ не устанавливает абсолютно никаких ограничений. То есть фактически руководитель сам может назначать желаемую сумму. А его временный заместитель вправе решать, соглашаться ли на предложенные условия, или нет.

Иные важные особенности

Прежде всего, следует помнить, что отсутствие необходимости писать заявление не избавляет директора от обязательного издания соответствующего приказа.

Фактически уход руководителя в отпуск всегда должен сопровождаться параллельным изданием двух главных приказов:

• о предоставлении самого отпуска с указанием точного периода отдыха, а также иных факторов, которые будут иметь высокое значение;
• о назначении ответственного лица, которое займется замещением временно отсутствующего руководителя и примет на себя его полномочия.

Все эти приказы должны быть составлены и подписаны не позднее, чем за две недели до даты официального наступления отпуска руководителя.

Все процедура оформления будет включать в себя следующие основные действия:

1. Составление и подписание приказа о предоставлении директору регулярного оплачиваемого отпуска. Документ может быть составлен как в свободной форме, так и на специальном бланке, разработанном в организации. Такой приказ необходим для соблюдения действующих норм, для фиксирования факта ухода в отпуск, а также для уведомления других лиц о последующем отсутствии директора на своем рабочем месте в течение определенного периода времени.
2. Далее происходит осуществление всех необходимых бухгалтерских расчетов, включая подсчет отпускных выплат.
3. Заключительным этапом является составление дополнительного, второго приказа, в котором директор передает собственные полномочия конкретному лицу.

Как правило, составлением всех требуемых приказов занимается сам руководитель либо иные ответственные лица, например, сотрудники кадрового отдела. Приказ о возложении полномочий обязательно должен быть передан ответственному лицу для ознакомления. В том случае, если работник согласен со всеми сведениями, представленными в документе, он ставит собственную подпись в соответствующем месте.

"Зарплата", 2013, N 1

ЕСЛИ ДИРЕКТОР УХОДИТ В ОТПУСК

Груз ответственности руководителя компании огромен, по сути, он отвечает за все. Но точно так же, как и всем сотрудникам, директору положен ежегодный оплачиваемый отпуск.

Директор - это наемный работник. На него распространяются все нормы трудового законодательства, в частности и об отпусках.

Общие правила предоставления отпуска

В соответствии со ст. 123 Трудового кодекса очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков. Отпуск должен быть запланирован заранее и отражен в унифицированной форме N Т-7 "График отпусков", утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Примечание. Подробнее об этом читайте в статье "График отпусков: составляем круглый год" // Зарплата, 2012, N 12.

Уведомить работника об отпуске надо не позднее чем за две недели до его начала.

Можно заранее издать приказ на отпуск. В приказе специально предусмотрена строка "С приказом (распоряжением) работник ознакомлен". Смотрите образец 1 на следующей странице.

Образец 1

Приказ о предоставлении отпуска

Примечание. Кто подпишет приказ об отпуске директора

Приказ о предоставлении себе отпуска должен подписать сам директор. Об этом сказано в Письме Федеральной службы по труду и занятости от 11.03.2009 N 1143-ТЗ: "В процессе трудовых отношений руководитель издает (в т.ч. в отношении себя) приказы (например, об убытии в командировку, отпуск)".

На основании приказа необходимо заполнить записку-расчет о предоставлении отпуска работнику (унифицированная форма N Т-60) и выплатить отпускные не позднее трех дней до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Особый статус - особый порядок планирования отпуска

Помимо Трудового кодекса, деятельность директора регулируют еще и иные законы.

Так, Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (далее - Закон N 208-ФЗ) не запрещает в уставе организаций прописывать иной порядок предоставления отпуска руководителю (п. 3 ст. 11 Закона N 208-ФЗ). Например, генерального директора можно обязать согласовывать время начала отпуска и его продолжительность с учредителями или советом директоров.

Примечание. Устав общества может содержать другие положения, не противоречащие настоящему Федеральному закону и иным федеральным законам.

Делегирование полномочий на время отпуска

Директор - первое лицо организации. Именно он совершает сделки от имени общества, утверждает штат, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками общества (п. 2 ст. 69 Закона N 208-ФЗ). Чтобы во время его отпуска жизнь в организации не остановилась, директору необходимо заранее делегировать свои полномочия.

Убываю в очередной отпуск...

Перед тем как отправиться на отдых, директор должен подписать приказ о передаче своих обязанностей. Это не кадровый приказ, а приказ по предприятию, и составить его можно в свободной форме (образец 2).

Образец 2

Приказ о делегировании полномочий

Доверяю...

Директор, являясь единоличным исполнительным органом, без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы и совершает сделки, выдает доверенности на право представительства от имени общества, в том числе доверенности с правом передоверия (пп. 1 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью"). Закон об акционерных обществах тоже разрешает действовать без доверенности только лично директору (абз. 3 п. 2 ст. 69 Закона N 208-ФЗ).

Другие лица, которым переданы обязанности руководителя на период его ежегодного отпуска, могут действовать только на основании выданной доверенности. Этот порядок распространяется, в частности, на представление интересов организации в налоговых органах (Письмо Минфина России от 25.09.2012 N 03-02-07/1-227).

Требования к оформлению доверенности установлены в ст. ст. 185 - 186 Гражданского кодекса:
- доверенность от имени юридического лица подписывается его руководителем с обязательным приложением печати;
- в доверенности обязательно должна быть указана дата ее совершения;
- срок действия доверенности не может быть более трех лет. Если срок действия не указан, то она является действующей в течение года от даты совершения.

Также в доверенности необходимо четко прописать перечень полномочий, которые предоставляются заместителю директора (образец 3). Доверенность лучше оформить на фирменном бланке организации, где указаны ее основные реквизиты. В нотариальном оформлении доверенности нет необходимости.

Образец 3

Доверенность

Право первой подписи

Чтобы во время отсутствия директора организация могла продолжать бесперебойно работать, совершать закупки и продажи, чтобы сотрудникам вовремя выплачивали зарплату и отпускные, он должен передать заместителю право распоряжаться денежными средствами организации.

Передача права первой подписи платежных документов оформляется соответствующим приказом или доверенностью. Если в банковской карточке нет образца подписи временно замещающего сотрудника, то необходимо оформить временную карточку. Такой порядок содержится в Инструкции Банка России от 14.09.2006 N 28-И "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)".

Кого оставить заместителем

Мы показали порядок временной передачи полномочий на примере штатного заместителя генерального директора. Рассмотрим нюансы такой замены, а также иные возможные варианты.

Штатный заместитель

В крупных и средних организациях, как правило, у директора есть штатные заместители.

Замещать обязан. Обязанность замещать руководителя на время его отсутствия прописывается и в условиях трудового договора, и в должностных инструкциях заместителя, как в образце 4.

Образец 4

Должностная инструкция заместителя директора (фрагмент)

Доплата за замену директора. Надо ли доплачивать сотруднику, который является штатным заместителем, за то время, когда он исполняет обязанности директора? Ранее такая доплата заместителю не полагалась. Разъяснение Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 29.12.1965 N 30/39 "О порядке оплаты временного заместительства" прямо указывало, что штатные заместители права на получение разницы в окладах не имеют. Но впоследствии именно эта норма была отменена Определением Верховного Суда РФ от 11.03.2003 N КАС03-25. Сейчас в вопросе назначения доплаты необходимо опираться на требования ч. 1 ст. 151 Трудового кодекса: "При совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику производится доплата".

Размер доплаты в данном случае законодательство конкретно не указывает, он устанавливается по соглашению между сторонами трудового договора. На практике обычно размер оплаты определяют как разницу между окладами директора и его заместителя. Соответствующую запись предусматривают в трудовом договоре штатного заместителя (образец 5).

Образец 5

Трудовой договор (фрагмент)

Штатного зама нет

В небольших организациях штатного заместителя может и не быть. В данном случае обязанности можно возложить на одного из руководителей структурных подразделений.

Перед изданием приказа необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору (образец 6). В этом документе следует установить срок, в течение которого сотрудник будет выполнять обязанности руководителя, а также определить размер доплаты за дополнительную работу.

Образец 6

Дополнительное соглашение к трудовому договору (фрагмент)

Закон не устанавливает конкретных квалификационных требований к временно исполняющему обязанности директора. Но в любом случае квалификация заместителя должна быть достаточно высока для того, чтобы он мог грамотно управлять предприятием, пусть даже временно.

Примечание. Кто несет ответственность в период отпуска директора
Руководитель несет полную материальную ответственность за прямой действительный ущерб, причиненный организации (ст. 277 ТК РФ). Кроме того, за убытки, причиненные обществу его виновными действиями или бездействием, директор несет гражданско-правовую ответственность (п. 2 ст. 71 Закона N 208-ФЗ и п. 2 ст. 44 Закона N 14-ФЗ). Подробнее об этом читайте в статье "Материальная ответственность руководителя компании" ("Зарплата", 2012, N 7).

Если директор не оставил заместителя, то за все происшествия, случившиеся в период его отсутствия, он сам будет нести материальную, административную и уголовную ответственность.

Он должен знать налоговое, трудовое, гражданское законодательство, внутриотраслевые стандарты, законы о рекламе, антимонопольные, лицензионные правила. Если такого сотрудника в организации нет, на должность директора можно пригласить работника со стороны и принять его по срочному трудовому договору.

Когда директор никого вместо себя не оставил

Если, уходя в отпуск, директор не передал свои полномочия другому лицу, можно говорить о том, что работа организации приостанавливается.

Безналичные платежи и наличные выплаты. Для осуществления любой денежной операции необходима подпись первого лица на платежном документе. Если директора нет и никто не обладает правом первой подписи, становится невозможным осуществление денежных переводов, получение наличных для выдачи зарплаты и т.д.

Думается, излишне предупреждать о недопустимости подделки подписи директора, о проставлении подписи авансом на пустых бланках платежных поручений, чеках (белых листах).

Кадровые действия. Поскольку некому подписать приказы о приеме, увольнении, на отпуск, на командировку и т.д., кадровая работа оказывается парализованной. Ваш сотрудник даже не сможет уйти на пенсию!

Договорная работа с партнерами. Заключение сделок и подписание контрактов окажется невозможным. Под угрозой может оказаться производственный процесс и финансовое благополучие компании.

О.Н.Русакова
Специалист по трудовому праву

Когда сотрудники собираются оформить ежегодный отдых, руководитель фирмы занимается подписанием заявлений.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Однако что делать в ситуации, где он сам должен уйти в отпуск? Какие следует подготовить документы? Ответы на эти вопросы будут рассмотрены в настоящей статье.

Как правильно оформляется ежегодный отдых?

Оформлять отпуск генерального директора можно двумя вариантами, один из которых должен указываться в уставе предприятия.

С составлением письменного заявления

В данном случае пишется ходатайство о предоставлении положенного отдыха с указанием времени отсутствия, даты и ФИО составителя.

Используется в случаях, когда решение принимается акционерами.

Пример документа представлен ниже:

Образец заявления на отпуск

В результате собрания членов общества определяется:

• стоит ли предоставлять отпуск на указанный срок;
• кто временно будет выполнять обязанности директора.

Без оформления заявления

Предпочтительный вариант, позволяющий не тратить время на согласование решения с акционерами.

В таком случае от директора понадобится только составить приказ о передаче полномочий другому сотруднику на период отдыха.

На практике часто бывает, что в уставе не указывается способ оформления отпуска.

В данной ситуации директор планирует его при составлении общего , а писать заявление не нужно.

Перед уходом в ежегодный отдых следует подготовить:

• Трудовое соглашение об установлении сроков. В нем указывается период, на протяжении которого потребуется выполнять обязанности директора, а также оплата труда.
• Приказ по установленной законом форме. Когда руководитель фирмы имеет право определять дату выхода в отпуск, он самостоятельно подписывает приказ. В противном случае формальность выполняет председатель общего собрания. Документ должен содержать ФИО руководителя, собирающегося отдохнуть от трудовой деятельности, и период отстранения от должности (дата, количество календарных дней).

Руководитель компании может передать свои полномочия (при условии содержания такого пункта в договоре):

• заместителю;
• сотруднику, выполняющему распоряжения в порядке совмещения должностей;
• начальнику структурного подразделения;
• новому сотруднику при оформлении «срочного» договора.

Законодательством не предусмотрены требования к уровню квалификации специалиста, замещающего генерального директора, однако он должен уметь грамотно управлять предприятием.

Перед отстранением от должности в свободной форме составляется приказ о передаче обязанностей :

Образец приказа

Как рассчитываются отпускные пособия?

Выплаты генеральному директору рассчитываются по такому же принципу, что и другим сотрудникам.

За расчетный период принимаются:

• последние 12 месяцев – если трудовая деятельность в конкретной организации длится больше года;
• фактическое время работы на фирме – если директор работал меньше года. Бухгалтер должен учитывать дни отсутствия на больничном, командировку и т. д.

Отпускные главе организации определяются по следующей формуле:

СУММА=ЗПср.д. х N, где

• ЗПср.д. – размер средней дневной зарплаты;
• N – количество дней предоставляемого отпуска.

При полностью отработанном расчетном периоде размер средней зарплаты в день определяется следующим образом:

ЗПср.= ЗПгод. ∶ 12 мес. ∶29,3, где

ЗПгод. – годовая заработная плата сотрудника.

При начислении отпускных, специалисты обязательно должны учесть:

• должностные оклады;
• зарплату по сдельным расценкам;
• надбавки за профессионализм;
• премиальные вознаграждения.

При не полностью отработанном периоде средняя дневная зарплата определяется в несколько шагов.

Бухгалтер считает, сколько дней сотрудник отработал полностью:

Д_1=Nмес. х 29,3

Устанавливается, сколько дней было отработано неполностью:

Д_2=29,3∶Дн.о. х Д п.о

Рассчитывается общее количество дней:

Добщ. = Д1 + Д2

Определяется средняя зарплата в день:

ЗПср.=(ЗПнач.)/(Добщ.), где

Nмес. – число отработанных месяцев;

Дн.о. – сколько дней было отработано не полностью в последнем месяце до отпуска;

Дп.о – количество дней, которые были отработаны полностью;

ЗПнач. – начисления за рассматриваемый промежуток времени.

Пример №1.

Генеральный директор компании «Эдельвейс» М.М. Белова оформила ежегодный отпуск с 16.07.2015 до 16.08.2015. Зарплата за последний год работы составила 880 000 руб. Определить размер отпускных.

Решение:

Определяем среднюю дневную зарплату по рассмотренной ранее формуле:

ЗПср.= 880 000∶12 мес. ∶29,3=2502,8 руб.

Находим количество отпускных, полагаемых М.М. Беловой:

СУММА=2502,8 х 28 дней= 70 080 руб.

Пример №2.

Генеральный директор ОАО «Сияние» Ф.Н. Теремкова устроилась на работу 15.10.2014 и собирается отдыхать с 16 июля до 16 августа 2019 г. В феврале 2019 года она болела 2 недели. Выплаты за отработанное время составили 670 000 руб., больничный – 27 000 руб. Определить сумму отпускных.

Поскольку С.В. Теремкова отработала неполный период, нужно сделать такие расчеты:

Д_1=9 мес. х 29,3-14=249 дней – Ф.Н. Теремкова отработала полностью

Д_2=29,3∶31 х 15=14 дней- были отработаны неполностью, плюс еще 14 дней за февраль

Добщ. = 249+14+14 = 277 – дни, используемые для расчета

670 000 — 27 000 = 643 000 руб. – зарплата, принимаемая к расчету

Определить размер среднего дневного заработка:

ЗПср.=(643 000 руб.)/277=2321,3 руб.

Отпускные составят:

2321,3 руб х 28=64997 руб.

Можно ли отозвать руководителя во время отдыха?

Главу компании действительно можно отозвать из отпуска, но для этого следует соблюдать правила, установленные в ТК РФ.

Подобное решение может быть принято в следующих случаях:

• на общем собрании акционеров – оформляется соответствующим протоколом и приказом;
• при письменном согласии директора о преждевременном возвращении к трудовым обязанностям;
  по инициативе руководителя.

Если нужно сделать , составляется дополнительный приказ.

По этому документу специалист отдела кадров определяет количество неиспользованных дней отдыха и заносит изменения в личную карточку, а также график отпусков.