Все работодатели обязаны направлять в Фонд социального страхования взносы на соц. расходы. В некоторых случаях реальные затраты на эти нужды значительно превышают размер начисленных средств. Тогда компании нужно обратиться в госорган по месту регистрации с просьбой покрыть образовавшуюся разницу. Возмещение расходов ФСС в 2017 году не зависит от выбранной системы налогообложения и доступно в любой период. Организации достаточно собрать все необходимые документы и обратиться с ними в уполномоченную структуру.

Первое, что потребуется компании, — надлежащим образом заполненная заявка. Чтобы получить ее образец, можно обратиться в государственный орган. Если у вас нет времени на посещение территориальной структуры, не беда: форма заявления в ФСС на возмещение 2017 не имеет четко обозначенной структуры, поэтому ее можно составить самостоятельно, самое главное – учесть все требования Фонда.

Для получения возмещения необходимы и другие документы.

Расчет произведенных взносов, представленный в виде заполненной формы 4-ФСС

Этот бланк содержит суммы перечисленных в фонд платежей, а также подтверждает их обоснованность. Его форма четко определена законом, ее можно скачать в интернете. При заполнении этого документа не должно быть никаких ошибок: они могут стать причиной отказа. Для возврата средств из ФСС нужно указать в бланке следующие данные:

• регистрационный номер страхователя в Фонде;
• код ОКВЭД;
• информацию о произведенных социальных выплатах;
• сведения о наличии или отсутствии задолженности перед органом;
• дату составления документа;
• подписи уполномоченных лиц компании.

Форму 4-ФСС не обязательно оформлять в конце отчетного периода. Ее можно заполнить в другое удобное время, например, в последний день месяца.

Документы, подтверждающие обоснованность выплаты организацией социальных взносов

Например, если компания перечислила пособие своей беременной работнице, то ей нужно предоставить в ФСС для возмещения расходов копию листка нетрудоспособности девушки. Не обязательно направлять в госорган оригинал: достаточно ксерокопии, заверенной в соответствии с требованиями Правительства РФ. Проследите за тем, чтобы документ содержал наименование поликлиники (больницы), наименование организации-работодателя, дату выдачи больничного, личные сведения беременной.

Если компания делает сотрудникам денежные перечисления по причине их большого трудового стажа, то обоснованность выплат подтвердят их трудовые книжки.

Подготовьте все документы для возмещения больничного в ФСС и смело обращайтесь в территориальный орган фонда за полагающейся вам компенсацией. Не забудьте о том, что сотрудник, предоставляющий документы в госорган, должен иметь при себе доверенность от организации, составленную в простой письменной форме, заверенную подписью гендиректора и печатью.

Справка-расчет

С 2017 года вступают в силу новые изменения законодательства, согласно которым для пособий, которые выплачиваются после первого января нового года, необходимо представлять также и справку-расчет. Такая справка должна будет включать в себя сведения о размере задолженности страхователя, размере страховых взносов, которые начислены к уплате, размере списанной задолженности и другие данные согласно п. 2 (1) Приказа Минздравсоцразвития России от 04.12.2009 N 951н.

Какие расходы подлежат возмещению?

Организации, действующие на территории России, обязаны перечислять в Фонд социального страхования взносы. Если они несут расходы на социальные выплаты, то могут уменьшить на них свою налоговую нагрузку.

Возмещение ФСС полагается компании в следующих случаях:

• если она выплачивает пособия по больничным листкам;
• если она делает своим сотрудницам выплаты по беременности и родам;
• если она переводит им пособия по уходу за ребенком;
• если она платит сотрудникам из-за инвалидности, полученной во время трудового процесса.

Это не полный перечень случаев, в которых организация имеет право уменьшить размер уплачиваемых в ФСС взносов. Если сумма фактически выданных средств превышает размер начисленных взносов, разница может быть возвращена из бюджета.

Как грамотно составить документы

Первое, что нужно для обращения в госорган, — заявление на возмещение расходов ФСС. Образец поможет вам оформить его правильно. В нем обязательно должно содержаться наименование компании, ИНН, КПП, регистрационный номер в ФСС, адрес организации.

Не забудьте приложить все документы, подтверждающие обоснованность произведенных платежей. Проверьте, чтобы они содержали все необходимые реквизиты.

Если все будет оформлено корректно, то Фонд удовлетворит вашу заявку и перечислит вам требуемую сумму.

Заявление на возмещение расходов ФСС 2017 (бланк + образец)

Руководители часто не разделяют собственный «карман» и деньги фирмы. А просто оплачивают собственными средствами товар или услугу для компании. Еще хорошо, если директор догадался взять все необходимые документы и принести бухгалтеру. А если нет? У многих бухгалтеров возникали подобные ситуации. Давайте разберемся, что делать, если директор что-то оплатил своими деньгами.

Из этой статьи вы узнаете:

• Как возместить работнику расходы на покупку товаров для компании
• Как в бухгалтерском учете отразить возврат денег директору
• Как быть, если директор оформил документы на себя

Как возместить расходы руководителю

Способ № 1. Директор - это тоже работник фирмы. Поэтому поступить можно следующим образом. Пусть ваш руководитель напишет заявление в свободной форме на возмещение ему расходов (образец смотрите ниже). К такому заявлению нужно приложить документы, подтверждающие оплату - кассовые чеки, товарные чеки, платежки и т.д.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу возместить расходы на покупку картриджа у поставщика ООО «Торговая фирма "Гермес"» стоимостью 4550 руб. Картридж предназначен для принтера в отделе сбыта.

03.07.2015 _____________ А.С. Кондратьев

После этого выдайте из кассы деньги руководителю (или перечислите на карту с расчетного счета). При этом лучше, если первичные документы были оформлены на компанию. А не на директора лично. Тогда вы можете не удерживать с суммы возмещения НДФЛ.

Заявления и подтверждающих документов в принципе достаточно. Но иногда налоговики могут потребовать общий приказ по компании о порядке компенсации затрат работникам (в том числе и директору). Поэтому лучше его издать задним числом. Например, закрепите приказом возможность любого сотрудника, в том числе и директора (или только директора) приобретать товары и услуги для компании за свой счет. А так же оговорите сроки возврата денег, перечень покупок и т.д.

Пример. Как оформить в бухгалтерском учете возмещение расходов работнику

Директор ООО «Лед» купил материалы на сумму 2100 руб. с НДС. Деньги под отчет на такую покупку он в бухгалтерии не брал. А оплатил материалы собственными наличными деньгами. Бухгалтер возместил ему эти деньги по заявлению и сделал следующие проводки:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 73

1780 руб. (2100 руб. – 320 руб.) - приняты к учету материалы, оплаченные директором;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 73

320 руб. - учтен НДС по приобретенным материалам;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 19

320 руб. - списан НДС за счет собственных средств фирмы;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 50

2100 руб. - возмещены расходы на директору.

Способ № 2. Оформите договор займа на сумму оплаты в письменном виде (п. 1 ст. 808 и п. 1 ст. 807 ГК РФ). Это нужно сделать уже задним числом, так как директор заранее не брал деньги под отчет. Лучше прописать, что заем беспроцентный, если этого условия не будет, заем будет считаться с процентами (ст. 808 и 809 ГК РФ). Кроме того укажите срок займа и порядок возврата. Договор займа можно заключить на длительный срок. Законодательством этот срок не ограничен. Полученную сумму в доходах по налогу на прибыль учитывать не нужно (подп. 10 п. 1 ст. 251 НК РФ). При возврате долга расходов тоже не будет.

Фрагмент договора займа с учредителем

Как быть, если документы оформлены на директора, а не на фирму

В том случае, если директор покупал товары на свое имя, вам придется заключить с ним договор купли-продажи, а так же составить закупочный акт для подтверждения расходов фирмы.

Но! С договором купли-продажи есть одно важное обстоятельство. Так как директор продал товар как физическое лицо, ему придется подать налоговую декларацию по форме 3-НДФЛ (подп.2 п. 1 ст. 228 НК РФ) не позднее 30 апреля следующего года. При этом если в договоре вы укажете ту же сумму, что и в документах на покупку товара, то уплачивать НДФЛ директору не придется (подп.1 п. 1 ст. 220 НК РФ). Но не забудьте, что для этого должны быть документы, подтверждающие покупку.

Как подать декларацию 3-НДФЛ в 2015 году читайте здесь.

После оплаты товаров в бухгалтерском учете сделайте следующие проводки:

ДЕБЕТ 41 (10…) КРЕДИТ 76

Оприходованы купленные у директора товары;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 50 (51)

Оплачены товары по договору купли-продажи.

Новая форма "Заявление о возмещении расходов на выплату пособия по временной нетрудоспособности" официально утверждена документом Приказ ФСС РФ от 17.09.2012 N 335.

Подробнее о применении формы:

• Правила возмещения расходов на выплату пособий по социальному страхованию

  В 2017 году обращаться за возмещением расходов, понесенных страхователем на выплату пособий по временной нетрудоспособности, по-прежнему нужно в ФСС... /04-03-27029): заявление о выделении необходимых средств на страховые выплаты по утвержденной форме; справку... -расчет (приложение 1 к заявлению о выделении необходимых средств на выплату... страхового обеспечения); расшифровку расходов на обязательное социальное...

• Когда ФСС откажет в возмещении расходов на выплату пособия по уходу за ребенком?

  Праве на его получение На основании ст. 256 ТК РФ по заявлению... женщины – работника организации ей предоставляется отпуск по уходу... страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в... ФСС сделает вывод о том, что расходы на выплату пособия по уходу за ребенком... не вправе возместить ему расходы на выплату пособия по уходу за ребенком. При... О следует, что ФСС и суды не отказывают в возмещении расходов организации на выплату пособия...

• Нарушения, при которых ФСС отказывает в возмещении расходов

  ФСС о непринятии к зачету расходов на выплату страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности... обстоятельств ФСС было отказано в возмещении расходов на выплату пособия по временной нетрудоспособности. Определением ВС РФ от 22 ... , соответствующие календарные годы (календарный год) по заявлению застрахованного лица могут быть заменены... вынес решение о возмещении убытков фонда, связанного с переплатой пособия по уходу за ребенком...

• Нарушения относительно выплаты пособия по уходу за ребенком

  Котором рассмотрена ситуация, когда заявление на отпуск по уходу за ребенком написано совместителем... данному работодателю заявление и необходимые документы для назначения и выплаты указанного пособия, в... заключается в том, что расходы на выплату пособий, связанных с временной нетрудоспособностью, материнством и детством, в... вынес решение о возмещении убытков фонда, связанных с переплатой пособия по уходу за ребенком...

• Выплата пособий в рамках пилотного проекта ФСС

  Инвалидом, расходы на принятие мер по предупреждению травматизма, а также выплачивает пособие на погребение. Эти... уменьшения на сумму расходов на выплату пособий. Данные о пособиях в форму 4-ФСС и расчет по страховым... по заявлению работника (п. 9 Положения о назначении и выплате пособий при реализации пилотного проекта). Возмещение пособия... выплата пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком, пособия за постановку на учет на...

• Особенности заполнения новой формы 4-ФСС с 2017 года

  На обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и расходы на выплаты пособий по временной нетрудоспособности... территориального органа ФСС на банковский счет страхователя в порядке возмещения расходов, превышающих сумму... начисленных страховых взносов; суммы, перечисленные территориальным органом ФСС на... подачи заявления в суд о взыскании недоимки и задолженности по пеням. Таблица 3 «Расходы по...

• Фонды взыскивают убытки с работодателей

  Предъявлять регрессные иски о возмещении понесенных расходов. Денежные средства, присуждаемые по таким искам, являются... дела доказательствами, при этом расходы ФСС, заявленные к возмещению организацией, признаны обоснованными. Установив... обязанность по страховому возмещению, права на обращение с регрессным иском о взыскании заявленных расходов к причинителю... порядке регресса средств, потраченных на выплату пособия по временной нетрудоспособности и оплату расходов на лечение застрахованного лица (в...

• Как «пилотникам» учитывать выплату пособий

  Нетрудоспособности – выплата осуществляется за счет работодателя). Таким образом, у организации-пилотника исключается расходы на выплату... соцпособий своим сотрудникам, все расходы несет только ФСС... для пяти видов пособий: по временной нетрудоспособности; по беременности и родам; женщинам, вставшим на учет в... заполнить форму заявления на возмещение расходов и предоставить подтверждающие документы: справку о смерти (по пособию на погребение) или...

• Готовимся к уплате страховых взносов по-новому

  В настоящее время действуют: заявление о возврате сумм излишне уплаченных страховых... штрафов (форма 23-ПФР); заявление о возврате сумм излишне уплаченных страховых... при этом администрирование расходов на выплату страхового обеспечения по временной нетрудоспособности и в связи с... представляется. Возмещение расходов на выплату пособий за счет средств ФСС. Вопрос возмещения данных расходов актуален для... страхования Российской Федерации о выделении необходимых средств на выплату страхового обеспечения» (...

• Новшества в отражении расходов по подстатье 211 «Заработная плата» КОСГУ в 2018 и 2019 годах

  Заработной платы работников (служащих) на основании их заявлений, а также почтовый сбор... сотрудники финансового ведомства выпустили разъяснения о применении данного порядка. Они представлены... выполнения ими трудовых обязанностей, например: возмещение расходов на поездки, переезд или связанных с... виде: компенсационных выплат работникам, находящимся в отпуске по уходу за ребенком; пособий по временной нетрудоспособности, выплачиваемых...

• Расчет по страховым взносам: вопросы и ответы

  ФСС с заявлением о возмещении расходов по социальному страхованию. Фактически указанные суммы были перечислены на расчетный... возмещенных территориальными органами ФСС расходов плательщика на выплату страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности... , назначения и выплаты страхового обеспечения, выплата пособий по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в...

• Ошибки в больничном – не повод для незачета

  Данных, обосновывающих необходимость временного освобождения от работы, о состоянии его здоровья в... по выдаче листков нетрудоспособности не могут быть поставлены в причинную связь с заявленными... по назначению, расходы работодателя возмещению не подлежат. Обязанность проверки нетрудоспособности сотрудника для выплаты ему пособия лежит на... недействительным и выиграло дело. В заявлении было указано, что наступление страхового...

• Расчеты по удержаниям с доходов работника, на которого поступило несколько исполнительных листов

  Суммы, выплачиваемые в возмещение вреда, причиненного здоровью; компенсационные выплаты, установленные ТК РФ... с пособия по временной нетрудоспособности удержание алиментов производится только по решению суда и судебному приказу о... производится на основании письменного заявления самого работника об их добровольном перечислении, сумма пособия по временной нетрудоспособности... образом (без расходов на пересылку): 1/3 – на уплату алиментов по первому исполнительному листу...

• Как подготовиться к проверке ФСС в 2017 году?

  ...) камеральные проверки расходов на выплату страхового обес­печения: по заявлению страхователя на возмещение средств на выплату страхового обеспечения (п... выплаты пособия предоставляются (п. 2 ст. 10 Федерального закона № 8-ФЗ): – заявление на выплату пособия, – справка о... , что большая часть расходов на выплаты по страховому обеспечению приходится на выдачу пособия по временной нетрудоспособности. В связи с...

• Удержания по исполнительным листам: особенности расчета и отражения в учете

  За административное правонарушение, налоговых платежей, о возмещении причиненного вреда. Как действовать учреждению... документом взыскатель представляет заявление с указанием банковских реквизитов, на которые нужно перечислить... производства); копию постановления о взыскании административного штрафа и расходов по совершению исполнительных действий... начислены следующие выплаты: заработная плата – 15 000 руб.; пособие по временной нетрудоспособности – 4 ...

В современной России существует множество различных законов, регулирующих деятельность сотрудников и работодателей на правовом поле. Нередко руководство организации пользуется незнанием нюансов Трудового Кодекса подопечными, извлекая выгоду для себя.

Командировочные расходы являются сложным и неотъемлемым аспектом жизни каждого сотрудника, нацеленного на длительную трудовую деятельность. Данная статья позволит избежать непредвиденных ситуаций и разногласий с административным персоналом, прояснив нюансы оформления документов и работы актуальных законопроектов.

Заявление на возмещение командировочных расходов, образец которого можно найти в открытом доступе, оформляется в соответствии с нормативными установками, которые будут представлены ниже.

Что такое командировочные расходы?

Командировочными расходами являются затраты, фиксируемые сотрудником, необходимые для корректного прохождения служебной командировки. Законодательные нормы и акты регламентируют порядок их начисления.

Согласно 167 статье Трудового Кодекса Российской Федерации работодатель обязуется сохранить должностное положение подопечного лица и его среднюю , также необходимо возместить денежные средства, потраченные им в ходе служебной командировки.

Вышеописанными гарантиями в равноценном объеме облагаются работники, совмещающие несколько должностей и официально трудоустроенные в организации, что демонстрирует часть 2 статьи 287 ТК.

Хронологическая последовательность возмещения финансовых расходов и их объемы рекомендуется установить локальным нормативным документом или общепринятым договором, согласованным с трудовым коллективом. Однако, можно прибегнуть к альтернативным вариантам, если они не нарушают нормы Трудового Кодекса, правовых актов и законов Российской Федерации.

Работодатель обладает правом изменять локальный нормативно-правовой акт. Он регулирует объем возмещения командировочных расходов различным категориям сотрудников. С помощью нововведения размер выплат будет варьироваться.

Федеральные законы регламентируют порядок и суммы компенсаций следующим категориям граждан:

1. Работники федеральных государственных структур;
2. Сотрудники правительственных внебюджетных фондов;
3. Работники государственных учреждений Российской Федерации.

В 2005 году были приняты постановления, регулирующие выплату командировочных.

Нормативно-правовые акты органов местного самоуправления и субъектов Российской Федерации определяют порядок начисления и суммы компенсаций сотрудникам следующих структур:

1. Органы субъектов России;
2. Правительственные учреждения субъектов;
3. Территориальные отделения внебюджетных медицинских фондов;
4. Муниципальные учреждения;
5. Местные управляющие органы.

В состав командировочных расходов входят следующие статьи:

• денежные средства, затраченные на наем жилищной площади;
• расходы на оплату транспортных услуг;
• дополнительные затраты, необходимые для проживания сотрудника, выполняющего служебные задачи в командировке;
• прочие статьи расходов, согласованные с административно-управленческим персоналом. Если служебная командировка проходит за пределами Российской Федерации, то в описываемый перечень включаются следующие статьи:

1. Сборы на оплату услуг консульства и аэродрома;
2. Денежные средства, необходимые для получения пакета документов, позволяющего беспрепятственно пересекать границу Российской Федерации;
3. Затраты на въезд и транзит транспортных средств;
4. Сборы на получение страховки медицинских фондов;
5. Прочие затраты, согласованные с руководителем.

Согласно положению о служебных командировках работодатель обязуется выплатить сотруднику авансы перед его непосредственным отъездом. Они необходимы для оплаты транспортных расходов и найма жилья.

Порядок выплаты командировочных

При выплате командировочных учитываются все нюансы.

Согласно действующим законам и нормам работодатель обязуется выплатить подопечному денежные средства за следующие периоды:

• нетрудоспособность, наступившая в связи с пребывание в служебной командировке;
• каждый день нахождения в командировке, в том числе:

1. Дни вынужденного прерывания следования транспортного средства;
2. и нерабочие дни;
3. Дни, проводимые в дороге.

В случае направления человека в государственный субъект, находящийся достаточно близко от места его постоянного проживания, расходы не возмещаются. Условия транспортных коммуникаций и характер осуществляемых трудовых задач должны позволять ежедневно возвращаться без ущерба для них.

Каждый случай рассматривается непосредственным руководителем индивидуально. Начальник самостоятельно определяет целесообразность подхода, опираясь на следующий спектр факторов:

• дальность преодолеваемого расстояния;
• условия работы используемых транспортных средств;
• характер и особенности поставленных задач;
• необходимость установления комфортных условий отдыха сотруднику.

Государственные нормы не определяют фиксированный размер суточных выплат. Допускается его расчет при помощи местных нормативных установок, если это не противоречит Трудовому Кодексу Российской Федерации и прочим законам.

Допускается выдача компенсационных выплат следующими способами:

• наличные деньги из кассы предприятия;
• безналичные переводы на банковские счета сотрудников.

Порядок начисления выплат фиксируется локальным актом.

В каких случаях необходимо заявление

Заявление на возмещение командировочных расходов оформляется лично вернувшимся сотрудником. Специалист кадрового отдела должен быть уверен, что документ был составлен именно им.

Не смотря на распространение факсимильных подписей и электронных носителей, наличие рукописного подтверждения по-прежнему играет значимую роль. Следовательно, заявление необходимо составить и подписать во всех случаях превышения установленного бюджета.

Что должно содержаться в заявлении?

Заявление пишется по общим правилам.

В государственной системе отсутствует общепринятая форма заявления на возмещение командировочных расходов. В большинстве случаев оно составляется в электронной форме или рукописном варианте.

1. Содержание. Описывается суть заявления;
2. Заголовок. Содержит инициалы и должность получателя;
3. Итог. Указывается дата и время написания документа. Расписываясь в нем, заявитель соглашается с изложенными требованиями.

В графах письма указывается следующая информация:

1. От кого — должностное положение и ФИО сотрудника;
2. Кому — должность получателя, его ФИО, а также наименование предприятия;
3. Основной раздел — прописывается тело заявления;
4. В заключении указывается число и подпись лица, направляемого в служебную командировку, рядом — её расшифровка.

Приказ о начислении командировочных выплат

Нередко работники превышают нормативную сумму финансовых затрат, находясь в командировке. Для возмещения денег потребуется оформить соответствующий . Он содержит следующую информацию:

• ФИО отправителя;
• место прохождения служебной командировки;
• занимаемая должность;
• даты нахождения в командировке;
• уполномоченное лицо, исполняющее приказ;
• причины денежных выплат.

Вышеописанная информация указывается в обособленном документе, позволяющем возместить потраченные сверх нормы средства.

Образец заявления на возмещение командировочных расходов.

Налоговый учет

Расходы облагаются налогом.

Документальное подтверждение и экономическое обоснование затрат на возмещение командировочных сотруднику позволяет внести их в налогооблагаемую базу. В числе обязательных бумаг стоит отметить следующие:

1. Кадровый пакет документов;
2. Документы, учитывающие время пребывания в и оплату труда по занимаемой человеком должности;
3. Справки из бухгалтерии;
4. Документы, демонстрирующие достоверность описанных в заявлении расходов.

Расходы приобретают статус оправданных в случае, если они производятся в рамках деятельности, проводимой для достижения установленных руководством целей и задач.

Для расчета налога расходы учитываются в следующем порядке:

1. Расходы на заработную плату сотрудника;
2. Прочие расходы, необходимые для производства и реализации.

При использовании организацией упрощенной системы налогообложения, описанные статьи расходов документально учитываются в следующем порядке:

• на день утверждения авансовых отчетов;
• на день выдачи денежных средств сотруднику.

Возмещение командировочных расходов требует знания нюансов законодательства. Прочитав статью, вы сможете оптимизировать имеющиеся знания, подкрепив их нормативно-правовыми актами, указанными в статье.

Из этого видео вы узнаете о командировочных расходах.

Форма для приема вопроса, напишите свой

C заявлением на возмещение денежных средств, которые были потрачены на нужды организации, как правило, обращаются подотчетные лица, израсходовавшие больше денег, чем им было выдано. Ведь от непредвиденных трат никто не застрахован. Если расходы действительно были необходимы и подотчетник представил подтверждающие их документы, то организация должна будет выплатить ему возмещение. Образец заявления о возмещении денежных средств приведен ниже.

Напомним, что подотчетным лицом может как обычный работник, так и руководитель, а также исполнитель, с которым у компании заключен гражданско-правовой договор (Письмо Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859 ). Соответственно, и заявление о возмещении личных средств может написать любой из них.

Выдача денег подотчетнику

Как вы помните, деньги выдаются работнику на основании его , на котором должна стоять виза руководителя организации, либо распоряжения (приказа) руководителя (пп. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У ). Сотруднику можно выдать наличные деньги, а можно сделать безналичный перевод на его банковскую карту, в т.ч. зарплатную (Письмо Минфина России от 21.07.2017 N 09-01-07/46781 ). В последнем случае реквизиты карты должны быть указаны в заявлении подотчетника или распоряжении руководства. При перечислении средств в платежке в поле «Назначение платежа» нужно указать, что сотруднику выдан именно аванс на хозяйственные нужд (на командировочные расходы или иные цели).

Авансовый отчет и подтверждающие документы

Чтобы отчитаться за потраченные средства, сотрудник должен составить авансовый отчет по форме, утвержденной организацией, или унифицированной форме АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55). К отчету должны быть приложены оригиналы документов, подтверждающих расходы. Это могут быть товарные и кассовые чеки, квитанции, БСО. А если работник оплачивал нужды компании банковской картой, то в качестве подтверждающих документов он может предоставить квитанции, чеки или иные аналогичные документы (Письмо Минфина России от 24.06.2016 N 03-03-06/1/36877 ).

Авансовый отчет должен быть проверен бухгалтером и утвержден руководителем организации. После этого сумма перерасходованных средств выдается работнику по расходному кассовому ордеру, а его реквизиты указываются в авансовом отчете (